FAQ Inscription annuelle

Vous trouverez ici les principales questions formulées par les utilisateurs au sujet de l’inscription annuelle au tableau de l’Ordre.

Formulaire de renouvellement annuel

Où puis-je trouver le formulaire de renouvellement d’inscription annuelle ?

Votre formulaire d’inscription est accessible à partir du portail Mon espace/Renouvellement inscription (en vert).

Quelle est la date limite pour remplir mon formulaire d’inscription ?

La date limite pour soumettre votre formulaire d’inscription annuelle sans frais supplémentaires est le 31 mars 2024, à 23 h 59. Tout retard entraînera des frais administratifs de réinscription. Faute d’avoir procédé à votre inscription annuelle à cette date, vous ferez l’objet d’une radiation administrative, période pendant laquelle vous ne serez plus membres. Vous ne pourrez donc plus réaliser d’activités réservées et ne serez pas couvert par la police d’assurance de la responsabilité professionnelle de l’Ordre.

Comment procéder si je ne souhaite pas renouveler mon inscription à l’Ordre ?

Les membres souhaitant se retirer du tableau peuvent le faire au moment de l’inscription annuelle, avant le 31 mars, 23h59 par le formulaire de renouvellement d’inscription en ligne, dans la section « Autorisations de pratique », ou à un autre moment de l’année en communiquant avec le service à la clientèle de l’Ordre. Par ailleurs, si vous ne vous retirez pas volontairement et que vous ne renouvelez pas votre inscription à l’Ordre, prenez note que vous serez radié du tableau de l’Ordre par le Conseil d’administration.

Pour plus d’information sur les options relatives à la cessation d’exercice et sur les règles qui s’appliquent, consultez FAQ sur les pratiques professionnelles de la FAQ sur les pratiques professionnelles.

À quelle date le portail sera-t-il ouvert pour les cotisations professionnelles ?

Le formulaire d’inscription est accessible dès le 26 février 2024 à partir du portail Mon espace/Renouvellement inscription.

Dans quel ordre dois-je remplir les sections du formulaire de renouvellement de l’inscription annuelle ?

Vous devez remplir votre formulaire dans la séquence proposée. Pour passer d’une section à une autre, vous devez cliquer sur le bouton Suivant. Si la section a des champs obligatoires que vous n’avez pas remplis, vous ne pourrez passer à la section suivante.

Dans tous les cas, le passage d’une section à une autre s’effectue à l’aide du bouton Suivant en respectant l’ordre des sections, et ce peu importe que la section soit obligatoire ou non. À titre d’exemple, si vous avez rempli la section Langue(s) et que vous retournez à la section Identification et coordonnées, vous devrez nécessairement cliquer de nouveau sur le bouton Suivant de chacune des sections précédemment remplies pour vous rendre à la section désirée.

Dois-je remplir le formulaire d’inscription annuelle en une seule session ?

Non. Comme les données sont sauvegardées à chaque changement de section, vous pouvez quitter l’application en fermant la fenêtre et accéder à votre formulaire ultérieurement en retournant sur le portail Mon espace/Renouvellement inscription.

Pourquoi certaines parties du formulaire sont-elles déjà remplies ?

Certaines sections du formulaire sont préremplies à partir des informations déjà déclarées au tableau de l’Ordre. Les champs obligatoires (en rouge) doivent être remplis seulement s’il n’y aucune information de saisie, si vous apportez une correction ou une nouvelle information. Si aucune modification n’est nécessaire, veuillez passer à la prochaine section à l’aide du bouton Suivant.

Vais-je perdre toutes les données si un problème survient avec mon ordinateur ?

Non. Les données sont sauvegardées automatiquement lorsque vous changez de section à l’aide du bouton Suivant. Toutes les données saisies avant le clic sur le bouton Suivant seront conservées. Les données qui se trouvent dans la section en cours de remplissage pourraient cependant être perdues.

Puis-je avoir un aperçu de mon avis de cotisation annuelle 2024-2025 ?

Vous pouvez consulter la page Tableau des frais pour connaitre les frais en vigueur.

Définition des taux

Nous vous invitons à consulter la page dédiée aux critères pour chacun des statuts d’emploi.

Tout membre qui a obtenu un taux préférentiel ou retraité et qui, en cours d’année, ne satisfait plus aux critères du taux préférentiel, doit obligatoirement, par souci d’équité pour l’ensemble des membres, en aviser l’Ordre dans les 30 jours et, acquitter l’ajustement des frais annuels entre le taux préférentiel payé et le taux régulier.

Modes de paiement

Comment puis-je payer mes cotisations professionnelles ?

Les modes de paiement acceptés sont :

• carte de crédit (Visa et Mastercard) ;
• paiement bancaire en ligne ou en personne dans la majorité des institutions financières.

Le paiement par chèque n’est plus accepté depuis l’année financière 2022-2023.

Si vous procédez à un paiement de facture en ligne, lors de l’ajout d’un fournisseur dans l’interface de paiement de votre institution financière, l’Ordre sera identifié par son acronyme, OTSTCFQ. Le numéro de facture (ou de référence) requis par votre institution financière est le code client débutant par la lettre M ou C (par exemple : M12345 ou C100041), disponible dans Mon Espace ou sur votre carte de membre.

Où dois-je entrer mes informations de carte de crédit ?

Vous devez saisir les informations de votre carte de crédit, avant le 31 mars 23h59, dans le portail Mon espace, sous l’onglet Mes factures. Les informations de votre carte sont saisies dans la solution de paiement en ligne, Moneris au moment du paiement de votre cotisation. L’Ordre ne conserve pas ces renseignements.

Puis-je payer en plusieurs versements ?

Vous pouvez payer les frais annuels en un seul paiement, avant le 31 mars ou en 4 versements. Le paiement en 4 versements est uniquement offert aux membres (non offert au détenteur de droits acquis) lors du renouvellement annuel du mois de mars.

• Frais de financement: si vous vous engagez à acquitter vos frais annuels par financement en 4 paiements, un frais de financement sera ajouté à votre cotisation (taxes en sus).
• Prélèvements et paiements: le premier des quatre versements doit être fait au plus tard le 31 mars, 23h59 et les trois versements subséquents sont dus, au 25^e jour des mois d’avril, mai et juin.
• Responsabilité: pour les prélèvements par carte de crédit, vous avez la responsabilité de vous assurer que les renseignements de crédit détenus par l’Ordre sont à jour. En cas de perte, de vol de votre carte ou de tout changement à votre carte (ex. : carte de crédit venant à échéance) avant la date du dernier versement,  vous devez en avisez l’Ordre immédiatement en contactant son service à la clientèle par formulaire web afin d’éviter que votre paiement soit refusé.
• Modification : après le 31 mars, il n’est pas possible de modifier la modalité de paiement pour les versements subséquents. Toutefois, il est possible de remplacer une carte de crédit par une autre.

Puis-je modifier la modalité de paiement de mes cotisations professionnelles ?

Si vous avez choisi de payer par votre institution financière, vous pouvez décider de régler votre facture par carte de crédit dans le portail Mon Espace, sous l’onglet Mes factures.

Cependant si vous avez choisi de payer par financement en quatre paiements, vous ne pourrez pas le modifier et les frais de financement s’appliqueront. Aucun changement n’est accepté et aucuns frais de financement ne sont remboursables en cas d’erreur ou de négligence de la part d’un membre.

Si toutefois vous avez des questions supplémentaires, vous pouvez contacter le service à la clientèle par ce formulaire web.

Est-ce possible de modifier la modalité de paiement des cotisations pour les versements subséquents ?

Non, il n’est pas possible de modifier la modalité de paiement pour les versements subséquents. Toutefois, il est possible de changer une carte de crédit pour une autre sans changer la modalité de paiement. Si vous avez opté pour payer par carte de crédit en quatre versements et que les informations à votre carte de crédit changent ou expirent avant la date d’échéance d’un des versements, assurez-vous de contacter le service à la clientèle par ce formulaire web.

Quand le montant sera-t-il prélevé ?

Le premier des quatre versements doit être fait au plus tard le 31 mars, 23h59 et les trois versements subséquents sont dus le 25^e jour des mois d’avril, mai et juin.

Pour éviter des frais pour refus de paiement, assurez-vous que les informations de votre carte de crédit sont valides à la date d’échéance de chacun des versements.

Tout défaut de paiement aux échéances prévues entraînera immédiatement l’exigibilité du solde dû. De plus, tout solde dû après la date limite de paiement exposera le membre à une radiation administrative et à des frais administratifs supplémentaires.

Les cotisations, l’assurance de la responsabilité professionnelle et les frais administratifs sont-ils remboursables ?

Après le 31 mars, 23h59, il n’y aura aucun remboursement pour :

• les frais annuels d’un membre qui se retire du tableau en cours d’année ;
• les frais de financement ;
• l’assurance responsabilité qui aurait été prise par erreur ou négligence de la part d’un membre, puisque l’Ordre doit remettre les sommes perçues des adhérents en date du 31 mars à l’assureur Beneva.

Que faire si les informations de ma carte de crédit ne sont plus valides ?

Si les informations à votre carte de crédit (Visa ou MasterCard) changent ou expirent, vous devez contacter le service à la clientèle par ce formulaire web.

Comment puis-je m’assurer que mon paiement a bien été reçu ?

Vous pouvez consulter le solde de la facture dans le portail Mon espace, sous l’onglet mes factures.

Pourquoi le paiement de mes cotisations est-il refusé ?

Le système de paiement fait une vérification avant de prélever le montant. S’il manque des fonds (ne serait-ce même qu’1 $), la transaction sera refusée. Nous vous suggérons de réessayer avec une autre carte de crédit ou de contacter votre institution financière si cela ne fonctionne toujours pas.

Comment procéder si mon employeur défraie le coût de ma cotisation professionnelle ?

Le paiement de la cotisation relève de l’entière responsabilité du membre. Le membre doit lui-même procéder au paiement sa cotisations. Une fois le paiement effectué en totalité, il peut télécharger la facture et la faire parvenir à son employeur pour remboursement. Il peut également fournir à son employeur sa facture et lui demander d’envoyer le paiement à l’Ordre avec la copie de cette facture.

Reçus fiscaux et carte de membre

Comment accéder à ma facture et/ou mon reçu ?

Les reçus fiscaux sont accessibles dans le portail Mon Espace, sous l’onglet Mes factures, dès que le solde de votre facture est acquitté en totalité. Vous y aurez accès toute l’année, sans frais.

Comment obtenir une copie du reçu de cotisation pour les années antérieures ?

Vos reçus fiscaux sont accessibles dans votre portail Mon Espace, sous l’onglet Mes factures depuis l’année 2021.

Si vous désirez un reçu pour une année antérieure à 2021, vous devez contacter le service à la clientèle l’aide de ce formulaire web.

Pourquoi y a-t-il une différence entre le montant payé et le reçu émis aux fins fiscales ?

Les frais administratifs de financement liés au paiement en quatre versements ne sont pas inclus dans le reçu émis aux fins fiscales. Le reçu officiel aux fins d’impôts comprend uniquement les montants de la cotisation professionnelle, la contribution à l’Office des professions, l’assurance de la responsabilité professionnelle, la contribution volontaire et les taxes applicables.

Comment accéder à ma carte de membre ?

Votre carte de membre sera dorénavant accessible dans le portail Mon espace sous l’onglet profil / Autorisation de pratique dès que vous avez terminé de remplir votre formulaire d’inscription et fait le premier paiement de votre cotisation ou la totalité.

En accédant à votre profil vous y aurez accès toute l’année sans frais supplémentaire. Notez que la carte est générée par la plateforme et ne sera plus envoyée par courriel à l’avenir et n’est pas envoyé par courriel.

 

Comment bien sélectionner l’assurance de la responsabilité professionnelle ou l’exemption (et assurance responsabilité complémentaire) dans le formulaire en ligne?

Assurance de la responsabilité professionnelle

Vous devez souscrire à l’assurance de la responsabilité professionnelle* et vous ne pouvez pas faire une demande d’exemption si :

• Vous êtes rémunéré par une agence de placement (à temps plein ou partiel), peu importe si vous avez un autre employeur qui détient une assurance professionnelle pour vous.
• Vous exercez en pratique autonome (à temps plein ou partiel), peu importe si vous avez un autre employeur qui détient une assurance professionnelle pour vous.
• Vous exercez dans une école privée/collège privée (à temps plein ou partiel), peu importe si vous avez un autre employeur qui détient une assurance professionnelle pour vous.
• Vous exercez dans un OSBL, un organisme communautaire, une entreprise privée ou vous faites du bénévolat à titre de T.S. ou de T.C.F et l’organisme ne détient pas d’assurance de la responsabilité professionnelle pour vous.

* Vous serez couvert si un ami, un parent ou un membre de votre entourage sollicite vos conseils en dehors de vos heures de travail et que la situation de cette personne se détériore et qu’elle décide de vous poursuivre. L’assurance de la responsabilité professionnelle de l’Ordre couvrira vos frais de défense.

Dans ces cas, veuillez sélectionner : Assurance de la responsabilité professionnelle dans Assurance.

Pour plus de détails, consultez le Règlement dans le guide de référence section assurance de la responsabilité professionnelle.

Exemption

Il est possible d’être exempté de l’assurance de la responsabilité professionnelle.

Afin de vous aider à déterminer votre admissibilité à une exemption, voici quelques exemples de situations courantes :

• Vous êtes sans emploi, sur une liste disponibilité sans rémunération ou vous exercer dans un autre domaine d’emploi (hors relation d’aide) ou vous exercez hors du Québec, cochez le 1^er paragraphe dans le formulaire en ligne.
• Vous êtes membre retraité et ne faites aucune activité bénévole en travail social ou en thérapie conjugale et familiale (hors relation d’aide), cochez le 1^er paragraphe dans le formulaire en ligne.
• Vous êtes étudiant(e) à temps plein au baccalauréat en travail social au Québec et vous n’avez aucun revenu d’emploi, cochez le 1^er paragraphe dans le formulaire en ligne.
• Vous êtes étudiant(e) à temps plein en maîtrise ou doctorat en travail social au Québec ou bien à la maîtrise en thérapie conjugale et familiale de Mc Gill au Québec et vous n’avez aucun revenu d’emploi, cochez le 2^e paragraphe dans le formulaire en ligne.
• Vous exercez exclusivement* dans un établissement au sens de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (LSSSS). (Ex. : CIUSSS/ CISSS : CLSC, CH, CHSLD, CPEJ, CR), cochez le 3^e paragraphe dans le formulaire en ligne.
• Vous exercez exclusivement* dans un établissement au sens de la Loi sur les services de santé et de services sociaux pour les autochtones cris (LSSSSAC), cochez le 3^e paragraphe dans le formulaire en ligne.
• Vous êtes inscrit(e) exclusivement* sur la liste de disponibilité avec contrat ou sur appel d’un établissement du Réseau de la santé et des services sociaux (CLSC, CH, CHSLD, CPEJ, CR), cochez le 3^e paragraphe dans le formulaire en ligne.
• Vous exercez exclusivement* pour un Centre de services scolaire, cochez le 4^e paragraphe dans le formulaire en ligne.
• Vous travaillez pour la fonction publique du Canada ou les Forces Canadiennes, cochez le 7^e paragraphe dans le formulaire en ligne.
• Vous exercez dans un OSBL, un organisme communautaire, une entreprise privée (hors agence de placement) ou vous faites du bénévolat à titre de T.S. ou de T.C.F et votre employeur détient une assurance professionnelle pour vous, veuillez cocher le 8^e paragraphe et nous transmettre une copie du certificat d’assurance détenu par votre employeur ou l’Attestation employeur dûment remplie par votre employeur à [email protected]
• Vous exercez pour le Réseau de la santé et des services sociaux ou le gouvernement du Québec et un organisme communautaire. L’organisme communautaire détient une assurance professionnelle pour vous, veuillez cocher le 9^e paragraphe et nous transmettre une copie du certificat d’assurance détenu par votre employeur ou l’Attestation employeur dûment remplie par votre employeur à [email protected].

* L’exercice exclusif signifie que vous n’exercez pas en pratique autonome ou pour un autre employeur en parallèle. Pour rappel, si vous exercez par le biais d’une agence de placement vous devez prendre l’assurance de la responsabilité professionnelle.

Dans ces cas, veuillez sélectionner : Exemption dans Assurance.

Exemption et assurance responsabilité complémentaire

Si vous bénéficiez d’une protection d’assurance par votre employeur, vous pouvez demander l’exemption au programme d’assurance responsabilité professionnelle de l’Ordre.

Cependant, il existe des situations où vous pouvez vous retrouver sans assurance. En voici un exemple: un ami, un parent ou un membre de votre entourage sollicite vos conseils en dehors des heures de travail. Malheureusement, la situation de cette personne se détériore et elle décide de vous poursuivre. L’assurance responsabilité de votre employeur ne vous protégera pas et ne couvrira donc pas vos frais de défense.

Afin de vous mettre à l’abri de telles situations, nous vous proposons d’adhérer au programme d’assurance responsabilité complémentaire de l’Ordre mis en place par La Capitale assurances générales. La limite d’assurance accordée est de 2 000 000 $.

Pour ce faire, veuillez sélectionner : Exemption et assurance responsabilité complémentaire dans Assurance.

Pour plus de détails, consultez le libellé 7692 (PDF, 13 pages, 175 Ko).

Des questions?

Site web: La Capitale assurances générales ou cliquez ici (English version) pour la version en anglais.
Téléphone: 1-800-644-0607

Pour consulter le tableau des frais d’admission, d’inscription et de réinscription, incluant ceux inhérents à l’assurance responsabilité professionnelle, cliquez ici.

 

Coordonnées utiles

• Accès à Mon espace
• Service à la clientèle
  514 731-3925, poste 0
  Soumettre une demande par formulaire web.