Accès à l’information et protection des renseignements personnels

L’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec est soumis aux règles prévues dans la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (Loi sur l’accès), la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi sur le secteur privé) et le Code des professions en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Ces règles ont pour effet de rendre accessibles au public, dans la mesure prévue par la loi, certains documents qui sont détenus par l’Ordre dans le cadre du contrôle de l’exercice de la profession. Elles ont également pour effet d’assurer la protection des renseignements personnels détenus par l’Ordre.

Accès à l’information et rectification de renseignements personnels

La Loi sur l’accès vous permet de faire une demande d’accès aux documents ou renseignements en lien avec le contrôle de l’exercice de la profession. En vertu de cette loi et de la Loi sur le secteur privé, une personne peut aussi faire une demande d’accès aux documents détenus par l’Ordre contenant des renseignements personnels la concernant. Une personne peut également demander la rectification d’un renseignement personnel la concernant qui est inexact, incomplet ou équivoque.

Plusieurs documents ou renseignements portant sur le contrôle de l’exercice de la profession sont disponibles sur le site Web de l’Ordre, notamment :

Demande d’accès à un document ou à un renseignement détenu par l’Ordre et demande de rectification

Vous avez le droit de prendre connaissance des renseignements personnels que vous avez fournis à l’Ordre et d’en recevoir copie, sous réserve des restrictions prévues par la loi. La communication peut se faire aux bureaux de l’Ordre, pendant les heures habituelles de travail, ou à distance. Un renseignement personnel informatisé sera communiqué sous la forme d’une transcription écrite et intelligible ou un dans format technologique structuré et couramment utilisé (ex. : en format PDF).

L’accès est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du renseignement peuvent être exigés du requérant, conformément aux montants et modalités prévus par règlement du gouvernement. Le cas échéant, l’Ordre vous informera du montant approximatif qui vous sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document.

Sous réserve des restrictions prévues par la loi, toute personne peut demander à l’Ordre de rectifier un fichier détenu par l’Ordre contenant des renseignements personnels la concernant, s’il est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi.

La demande d’accès ou de rectification peut être faite en adressant la demande au responsable de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels à l’adresse suivant : [email protected].

Si vous souhaitez obtenir l’accès aux documents portant sur le contrôle de l’exercice de la profession qui ne sont pas déjà disponibles sur le site Web ou pour toute autre demande d’accès ou demande de rectification d’un renseignement personnel, veuillez transmettre votre demande par écrit au :

Responsable de l’accès à l’information
Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec
255, boul. Crémazie E., bur. 800
Montréal (Québec) H2M 1L5
Télécopieur : (514) 731-3925
[email protected]

Demande d’accès à un document ou à un renseignement détenu ou communiqué dans le cadre d’une enquête du bureau du syndic (enquête disciplinaire)

Si vous souhaitez obtenir l’accès à un document ou à un renseignement obtenu et détenu par le bureau du syndic de même qu’à ceux qu’il communique au sein de l’Ordre, dans la mesure où il est accessible en vertu de la Loi sur l’accès et du Code des professions, veuillez transmettre votre demande par écrit au :

Bureau du syndic
Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec
255, boul. Crémazie E., bur. 800
Montréal (Québec) H2M 1L5
Télécopieur : (514) 731-3925
[email protected]

L’accès aux documents et aux renseignements détenus par le syndic est limité. En effet, le Code des professions prévoit des situations où l’on peut ou doit refuser de communiquer certains documents ou renseignements. Le syndic pourra notamment refuser de confirmer l’existence ou de communiquer un renseignement ou un document dont la divulgation est susceptible de révéler le contenu d’une enquête ou d’avoir un effet sur une enquête à venir, en cours ou sujette à réouverture. De même, il devra refuser de confirmer l’existence ou de communiquer un renseignement dont la divulgation est susceptible de révéler une source confidentielle d’information, de mettre en péril la sécurité d’une personne ou de causer un préjudice à la personne qui est l’auteure du renseignement ou qui en est l’objet.

Traitement de la demande

Toutes les demandes d’accès adressées au responsable de l’accès à l’information ou au bureau du syndic recevront un accusé de réception écrit. La Loi prévoit que l’Ordre traite votre demande dans un délai de 20 jours. Si nécessaire, le délai peut être prolongé de 10 jours.

Veuillez noter que seules les décisions rendues en réponse à des demandes écrites peuvent faire l’objet d’un recours en révision devant la Commission d’accès à l’information.

Pour faciliter le traitement de votre demande, veuillez indiquer :

  • le nom du document pour lequel vous souhaitez obtenir un accès;
  • vos coordonnées complètes (il se peut que la personne responsable de l’accès ait à vous joindre par téléphone pour préciser votre demande et nous avons besoin de vos coordonnées pour vous expédier les documents ou l’information exigés par la Loi).

Si vous n’êtes pas en accord avec une décision rendue à la suite d’une demande formulée par écrit, vous pouvez, dans les 30 jours de la réception de cette décision, vous adresser à la Commission d’accès à l’information pour soumettre un recours en révision ou une demande d’examen de mésentente.

Responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Pour toute information complémentaire, veuillez communiquer avec le responsable de l’accès à l’information et de la protection de renseignements personnels de l’Ordre, Me Jean-François Savoie, directeur des affaires juridiques et secrétaire de l’Ordre, par téléphone au 514 731-3925 ou 1-888-731-9420 poste 227 ou par courriel au [email protected].

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