FAQ – Formation continue – Bénéficiaires de droits acquis

Avez-vous rempli votre déclaration de formation continue?
La période de référence ayant pris fin, vous avez jusqu’au 31 mai pour déclarer vos heures de formation continue.

Déclaration d’activités et de dispenses

Est-ce que je dois déclarer mes activités de formation continue avant de renouveler mon adhésion?

Le renouvellement annuel de votre adhésion et la déclaration de vos activités de formation continue sont deux opérations distinctes.

La période de référence actuelle pour l’application du règlement sur la formation continue a débuté le 1er avril 2022 et se terminera le 31 mars 2024. Dès maintenant, vous pouvez compléter votre déclaration de formation continue en ligne en accédant à votre espace formation continue, onglet « Gérer mon dossier ».

Ne tardez pas, car vous devez faire votre déclaration avant le 31 mai 2024, soit jusqu’à deux mois après la fin de la période de référence en cours allant du 1er avril 2022 au 31 mars 2024.

En ce qui a trait à votre renouvellement d’adhésion, vous recevrez des avis au début de l’année 2024.

Je désire remplir ma déclaration d’activités dans mon espace, comment faire?

Voici la marche à suivre pour compléter votre déclaration de formation continue :

  1. Rendez-vous sur la plateforme de formation continue
  2. Cliquez sur le bouton « me connecter »
  3. Sur la nouvelle page, cliquez le bouton « se connecter »
  4. Entrez le courriel de correspondance inscrit à votre dossier à l’OTSTCFQ
  5. Entrez votre mot de passe; s’il s’agit de votre première connexion ou si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur « Première connexion/Mot de passe oublié ». Vous recevrez alors un courriel vous indiquant la marche à suivre pour poursuivre
  6. Dans votre espace, cliquez sur le bouton « Gérer mon dossier » (onglet « Périodes de référence ») pour effectuer une déclaration de formation continue; cliquez ensuite sur le bouton « Nouvelle autodéclaration »
  7. Choisissez le type d’activité « ACTIVITÉS EN LIEN AVEC UN DROIT ACQUIS »
  8. Complétez les champs requis et téléchargez les pièces justificatives, si requises
  9. Cochez la case d’attestation de véracité au bas de la page et sauvegardez

Vous devez répéter cette opération pour chacune des formations réalisées afin qu’elles soient considérées dans le calcul de vos obligations.

NOTE IMPORTANTE : Assurez-vous de conserver les pièces justificatives pour une période de 5 ans.

 

Dois-je conserver les documents qui attestent des activités de formation réalisées?

Oui. Conservez tous les documents qui attestent que vous avez bien effectué les heures d’activités de formation continue requises et ce, pour une période de 5 ans suivant la fin de la période de référence à laquelle ils se rapportent.

 

Je désire déclarer une dispense, comment faire?

Pour déclarer une dispense, connectez-vous à la plateforme de formation continue

  • Lorsque vous serez dans votre espace, cliquez sur « Gérer mon dossier » pour accéder au module de déclaration;
  • Vers le bas de la page, repérez la section « Dispense »;
  • Cliquez sur le bouton « Nouvelle demande » et complétez les champs requis en vous assurant de soumettre la demande à la fin.

NOTE IMPORTANTE : Assurez-vous de conserver les pièces justificatives pour une période de 5 ans.

 

Inscription à une formation dispensée par l’Ordre

Comment annuler mon inscription à une session de formation?

Vous n’avez qu’à retourner sur la plateforme de gestion des apprentissages pour annuler votre participation. Le remboursement sera fait automatiquement sur la carte de crédit ayant servi au paiement d’origine. Référez-vous à notre Politique d’inscription, d’annulation et de remboursement.

 

Puis-je transférer mon inscription à une date ultérieure?

Non. Si vous désirez changer la date de votre inscription, vous devez d’abord annuler votre inscription à la première session, ce qui générera un remboursement automatique sur la carte de crédit ayant servi au paiement. Vous pourrez alors vous inscrire à la session ultérieure qui vous conviendra. Référez-vous à notre Politique d’inscription, d’annulation et de remboursement.

 

Puis-je transférer mon inscription à quelqu’un d’autre?

Non.

 

Que dois-je faire quand mon inscription à une session de formation échoue?

Si un message d’erreur apparait au moment de votre inscription ou si vous recevez un courriel indiquant que l’inscription a échoué, communiquez avec [email protected].

 

Je me suis inscrit à une activité de formation mais n’ai pas reçu de courriel de confirmation ni de reçu.

Vérifiez vos pourriels (spam). Les courriels automatisés générés par notre système peuvent s’y retrouver.

Divers

Des personnes de mon équipe sont membres de l’Ordre. Est-ce qu’elles ont les mêmes obligations?

Non. Les travailleurs sociaux et thérapeutes conjugaux et familiaux sont des membres de l’Ordre et sont visées par un règlement distinct sur la formation continue. Plus d’information est disponible à la page Règlement sur la formation continue obligatoire des membres de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec.

 

Est-il possible d’être exempté de réaliser de la formation continue?

Oui, différentes situations peuvent donner droit à une dispense de formation continue. Pour en apprendre davantage, visitez la page Dispenses.

 

À quoi correspond le nombre de HFC?

Les HFC sont des heures de formation continue et se calculent ainsi : une heure de formation = 1 HFC.

J’ai suivi une formation mais elle n’apparaît pas sur la plateforme. Comment dois-je la faire reconnaître?

Vous n’avez pas à la faire reconnaître. Vous pouvez déclarer les informations en lien avec cette formation dans votre déclaration sur la plateforme de formation continue. Conservez pendant 5 ans les documents justificatifs en lien avec cette activité, tel que requis par le règlement.

 

Quelles sont les sanctions prévues si je ne complète pas mes heures de formation continue?

L’Ordre transmet un premier avis écrit à la personne qui fait défaut de se conformer au Règlement sur les conditions de formation des personnes autres que des travailleurs sociaux pour l’exercice d’activités professionnelles pouvant être exercées par des travailleurs sociaux. Cet avis lui indique les obligations non satisfaites et l’informe qu’elle dispose d’un délai de 90 jours à compter de la réception de cet avis pour se conformer aux exigences du règlement, à savoir :

  • Suivre pour chaque activité réservée inscrite à son dossier, au moins 6 heures de formation par période de référence de 2 ans;
  • Au plus tard le 31 mai suivant la fin de chaque période de référence, transmettre à l’Ordre sa déclaration de formation dans laquelle sont consignées les activités de formation suivies au cours de la période de référence en précisant le nombre d’heures pour chacune des activités de formation et les copies des attestations de participation.

L’Ordre transmet à la personne qui n’a pas remédié au défaut indiqué dans le premier avis transmis, un avis final qui l’informe qu’elle dispose d’un délai additionnel de 15 jours à compter de la réception de ce nouvel avis pour y remédier.

À défaut d’y remédier, son nom est retiré du Registre et la personne doit cesser d’exercer l’activité professionnelle concernée jusqu’à ce qu’elle fournisse à l’Ordre la preuve qu’elle a satisfait aux exigences contenues dans l’avis transmis.

Lorsque la personne n’a pas remédié au défaut indiqué dans les 3 ans suivant la réception de l’avis final, la personne pourra être réinscrite au Registre et recommencer à exercer l’activité professionnelle concernée à la condition d’avoir réussi un cours de niveau universitaire de 3 crédits portant sur l’évaluation du fonctionnement social ou la méthodologie de l’intervention en travail social et complété la totalité des heures de formation exigées depuis le défaut.

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