L’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a le mandat de protéger le public, et à ce titre, l’Ordre encadre l’exercice et veille au développement professionnel de ses 14 204 membres.
L’Ordre est à la recherche d’un soutien à la formation continue qui pourra se joindre à l’équipe du développement professionnel, notamment pour la formation continue.
L’Ordre offre un milieu de travail dynamique, harmonieux, professionnel et stimulant.
Description du poste
Sous l’autorité du responsable de la formation continue, la personne soutient au plan administratif la bonne marche des opérations relatives à la formation continue.
Principales responsabilités
- Organiser les activités de formation continue en établissement et en salle (établissement du calendrier, mise en page et envoie des contrats des formateurs, réservation de salles, préparation et mises à jour du matériel didactique, impression des attestations de participation, réservation du traiteur);
- Préparer le matériel pour les formations et le transmettre aux participants et formateurs dans les délais;
- Gérer le dossier de formation continue des membres;
- Mettre à jour le catalogue de formation continue et assurer son optimisation;
- Gérer les demandes de reconnaissance des équipes de coordination régionales, des partenaires et des membres. S’assurer que les demandes et les dossiers soient complets;
- Effectuer le suivi auprès du demandeur après l’analyse effectuée par la chargée d’affaires professionnelles;
- Effectuer la mise à jour de la plateforme du portail de la formation continue quant à la création de sessions des formations, des formateurs et tout autre renseignement nécessaire à la formation continue;
- Répondre aux demandes d’information des membres, des formateurs et des partenaires relatives à la formation continue dans les délais impartis;
- Répondre efficacement aux questions et traiter avec diligence les demandes déposées (reconnaissance, dispense, information, etc.);
- Assurer l’excellence en matière de service à la clientèle et logistique d’événement;
- Compiler et tenir à jour des statistiques et les rapports semestriels dans les délais impartis;
- Compiler les questionnaires de satisfaction des clientèles à l’égard du service dispensé et en faire rapport;
- Assurer la gestion des fournitures pour l’équipe et effectuer les commandes nécessaires;
- Compiler les feuilles de temps et journées de maladie et de vacances des membres de l’équipe;
- Analyser et valider les factures des fournisseurs et des formateurs conformément aux contrats signés;
- Assister et supporter le comité de la formation continue;
- Effectuer la prise de notes lors de réunion et rédiger le compte rendu.
Profil recherché
Exigences
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou toute autre expérience équivalente;
- Cinq (5) années d’expérience dans le domaine clérical;
- Maîtrise de la langue française et bonne connaissance de la langue anglaise (parlée et écrite);
- Excellente capacité de composition en français;
- Maîtrise du système d’exploitation de Windows 8.0 et de la suite Office 2013;
- Très bonne connaissance de l’informatique et de l’utilisation du Web;
- Très bonnes compétences dans l’organisation et la planification du travail;
- Très bonnes compétences de communication interpersonnelle.
Qualités et compétences requises
- Expérience du service à la clientèle;
- Excellente habileté à interagir avec le public;
- Très bien organisé et capable de produire des résultats à partir d’échéanciers contraignants;
- Maturité, honnêteté, tact, discrétion et sens des responsabilités;
- Autonome et capacité de planification et d’organisation du travail;
- Capacité d’adaptation aux nouvelles technologies;
- Capacité de travailler en équipe;
- Capacité de s’investir dans le changement;
- Capacité de gérer le stress.
Informations additionnelles
Lieu de travail : Montréal, siège social de l’Ordre
Horaire de travail : 35 heures par semaine
Nature du poste : permanent à temps complet, 35 heures par semaine
Date d’entrée en fonction : immédiatement
Dépôt de la candidature
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 17 octobre 2019 à l’attention de Mme Sylvie Tremblay, directrice des services administratifs et des technologies de l’information [email protected]
Pour obtenir de l’information additionnelle, consultez le site de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec, www.otstcfq.org
Le genre masculin est utilisé dans ce document sans discrimination à l’égard du féminin, dans le seul but d’alléger le texte.