L’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a le mandat de protéger le public, et à ce titre, l’Ordre encadre l’exercice et veille au développement professionnel de ses membres.
L’Ordre est à la recherche d’une personne qui pourra se joindre à l’équipe de la direction des affaires juridiques et du secrétaire adjoint. L’Ordre offre un milieu de travail dynamique, harmonieux, professionnel et stimulant.
| Lieu de travail | Actuellement en télétravail, en raison de la pandémie. |
| Nature du poste | Permanent à temps complet, 35 heures par semaine |
| Échelle salariale | 37 179,97 $ à 48 783,34 $ |
| Avantages sociaux | Assurance collective, RÉER |
| Date d’entrée en fonction | Immédiate |
Description sommaire du poste
Le titulaire du poste effectue des tâches reliées à la gestion du Tableau (des membres) de l’Ordre. Il est notamment chargé de la saisie de données dans la base de données ou dans les autres outils de gestion utilisés par l’Ordre et de la production de rapports à même ces outils.
Il a également pour fonction de réaliser le travail administratif qui lui est confié par le directeur des affaires juridiques et secrétaire adjoint, le conseiller juridique, le secrétaire du Conseil de discipline et, au besoin, par certaines directions de l’Ordre.
Principales responsabilités
Tableau de l’Ordre, registre des bénéficiaires de droits acquis et registre des sociétés
- Assurer la mise à jour de façon continue du Tableau de l’Ordre par le traitement informatique et administratif de transactions relatives aux dossiers des membres :
- Traitement des décisions disciplinaires et administratives afin de saisir l’information dans la base de données de l’Ordre pour qu’elle soit portée au dossier des membres visés (inscription des sanctions disciplinaires et des mesures administratives, gestion des radiations temporaires);
- Envoi de lettres aux membres les informant de l’application des sanctions ou mesures les concernant;
- Assurer le traitement informatique et administratif de transactions relatives aux dossiers des bénéficiaires de droits acquis et des membres autorisés à exercer leurs activités professionnelles au sein d’une société;
- Communiquer avec l’Ordre des psychologues du Québec relativement aux décisions, sanctions et mesures affectant les titulaires du permis de psychothérapeute;
- Traiter les demandes de vérification du droit d’exercice et émission des attestations de membres en règle;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.
Suivi des stages de perfectionnement
- Assurer le traitement informatique des décisions imposant des cours ou des stages de perfectionnement aux membres de l’Ordre;
- Acheminer les lettres de rappel et de suivi aux membres s’étant fait imposer un cours ou un stage de perfectionnement;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.
Gestion des avis de cessation d’exercice des membres
- Assurer le traitement informatique et administratif des avis de cessation d’exercice des membres de l’Ordre et des avis de cession de leurs dossiers;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.
Secrétariat du Conseil de discipline
- Faire le suivi de la publication des décisions auprès de la SOQUIJ et de CanLII et les démarches auprès des organismes en cas de non-publication;
- Préparer, sur instruction du secrétaire du Conseil de discipline, des listes de déboursés devant être transmises aux parties à la suite d’une décision disciplinaire devenue exécutoire;
- Vérifier les antécédents disciplinaires;
- Afficher les rôles d’audience;
- Afficher sur le site Internet de l’Ordre les avis de radiation, limitation, suspension, révocation et suivi après affichage;
- Répondre aux demandes de renseignements internes et externes.
Autres tâches
- Produire divers rapports statistiques qui relèvent de sa compétence relativement aux activités de la direction des affaires juridiques et du secrétaire adjoint ainsi qu’aux activités des comités dont le secrétariat est assuré par cette direction;
- Assermenter les personnes qui témoignent devant un comité ou auxquelles il est demandé de faire une déclaration écrite sous serment;
- Collaborer à l’élaboration et au maintien à jour des procédures relatives aux tâches qui lui sont confiées;
- Remplacer l’assistante de direction aux affaires juridiques et au Bureau du syndic lors d’absence;
- Effectuer tout autre tâche connexe demandée par le directeur des affaires juridiques et secrétaire adjoint, le conseiller juridique ou le secrétaire du Conseil de discipline.
Sous la supervision du directeur des affaires juridiques et secrétaire adjoint
Compétences et qualités recherchées
- Grand souci de qualité et de précision;
- Capacité de travailler en équipe;
- Capacité à fournir un rendement soutenu et gestion des priorités;
- Capacité d’organisation du travail et d’autonomie;
- Capacité d’adaptation aux nouvelles technologies;
- Discrétion;
- Tact et diplomatie dans les relations avec la clientèle interne et externe.
Formation et expérience
- Diplôme de fin d’études secondaires et formation pertinente en secrétariat ou diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
- Excellente connaissance de la suite Microsoft Office 365 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, etc.);
- Expérience appropriée dans le travail de bureau, notamment dans la saisie de données;
- Maitrise de la langue française;
- Bonne connaissance de l’anglais, un atout;
- Expérience au sein d’un ordre professionnel ou d’une organisation similaire, un atout.
Dépôt de la candidature
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 23 mai 2021 à l’attention de Mme Sylvie Tremblay, directrice adjointe à la direction des finances, ressources humaines, technologies de l’information et des services administratifs à [email protected].
Le genre masculin est utilisé dans ce document sans discrimination à l’égard du féminin, dans le seul but d’alléger le texte.