L’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a le mandat de protéger le public, et à ce titre, l’Ordre surveille l’exercice et veille au développement professionnel de ses membres.
L’Ordre offre un milieu de travail humain, harmonieux, professionnel et stimulant.
Description sommaire du poste
Le/la secrétaire juridique assiste la procureure et conseillère juridique dans l’exercice de ses fonctions en offrant un soutien administratif contribuant à la bonne marche des activités reliées au Bureau du syndic, en s’assurant de l’application de la réglementation en vue de la protection du public. Il/Elle apporte aussi un soutien administratif au personnel du Bureau du syndic en concertation avec l’adjointe de direction.
Principales responsabilités en soutien à la procureure et conseillère juridique
- Mettre en forme, transmettre et classer les actes de procédure de toute nature, les divulgations de preuve, les échanges entre le bureau du syndic et les experts ;
- Dresser les recueils de pièces, les cahiers d’autorité et les fourchettes de sanction selon les instructions reçues;
- Collaborer à la coordination des agendas des témoins en prévision des audiences ;
- Accéder et sauvegarder des plumitifs ;
- Assermenter les membres du bureau du syndic et les experts ;
- Garder à jour le registre administratif des enquêtes orientées en discipline ;
- Consigner les statistiques du bureau du syndic en lien avec les dossiers disciplinaires ;
- Participer aux réunions d’équipe ;
- Effectuer le classement des dossiers ;
- Tenir à jour la banque d’heures de la procureure et conseillère juridique ;
- Offrir à la procureure et conseillère juridique tout autre soutien administratif demandé ;
- Effectuer toute autre tâche déléguée par le syndic.
Principales responsabilités en soutien à l’adjointe de direction
- Numériser et classer la documentation reçue de l’externe au cours des enquêtes ;
- Faire le suivi des délais avant l’attribution des enquêtes à un syndic ;
- Fournir le soutien administratif aux demandes d’accès à l’information du Bureau du syndic ;
- Procéder à la fermeture, archivage et élagage des dossiers d’enquête ;
- Transmettre les correspondances du Bureau du syndic au Comité de révision;
- Remplacer l’adjointe de direction durant ses vacances et ses absences.
Sous la supervision du syndic
Compétences et qualités recherchées
- Habileté à saisir les besoins du client et à entreprendre les actions nécessaires pour y répondre et à entretenir une relation harmonieuse ;
- Aptitude à rester calme et en contrôle dans des situations inconfortables et/ou exigeantes ;
- Faire preuve de diplomatie et habileté à communiquer et agir de manière courtoise et avec tact ;
- Capacité de collaborer avec ses collègues et de travailler collectivement vers un objectif commun. Habileté à soutenir ses collègues lorsqu’ils font face à des difficultés.
- Capacité de travailler efficacement dans un milieu structuré où il y a plusieurs règles établies.
- Habileté à assumer ses décisions et ses comportements. Capacité d’être fiable et de réaliser ses engagements en étant soucieux de livrer un travail de qualité;
- Capacité d’organiser son travail, de gérer son temps, d’établir ses priorités et respecter les échéanciers ;
- Habileté à ne pas divulguer de l’information confidentielle ou sensible.
- Capacité de transmettre l’information écrite et habileté à rédiger de manière compréhensible ;
- Aptitude à se comporter avec discernement en anticipant les conséquences de ses actes et à savoir où sa liberté d’action débute et où elle se termine.
Formation et expérience
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et détenir un ASP en secrétariat juridique ;
- Au moins trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans un poste comportant des responsabilités similaires;
- Expérience appropriée dans le travail de bureau, notamment la saisie de données;
- Maîtrise de la langue française;
- Maîtrise des techniques de rédaction;
- Maîtrise de Windows et des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
- Connaissance du système professionnel québécois un atout.
Information additionnelle
Lieu de travail
Siège social de l’Ordre, à quelques pas de la station de métro Crémazie, télétravail, mode hybride
Nature du poste
Permanent à temps complet, 35 heures par semaine
Échelle salariale
47 909$ à 71 863$
Avantages sociaux
La politique de gestion des ressources humaines et la politique de télétravail de l’OTSTCFQ en vigueur permettent une belle conciliation travail-famille-vie personnelle.
- Quatre (4) semaines de vacances par année et deux (2) semaines rémunérées lors de la fermeture de l’Ordre pour la période des fêtes (incluant les fériés et les congés personnels) ;
- Treize (13) jours fériés;
- Dix (10) congés de maladie ou responsabilités familiales monnayables ;
- Jusqu’à huit pour cent (8%) en contribution à un REER collectif après six (6) mois ;
- Travail hybride, présence au bureau entre quatre (4) et huit (8) jours par mois ;
- Assurance collective payée à cinquante pour cent (50 %) par l’employeur dès le premier jour à l’emploi.
De plus, vous y trouverez une ambiance de travail humaine et chaleureuse.
Date d’entrée en fonction
Juin 2024
Le titre à l’interne peut être différent de celui de l’affichage du poste
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 5 mai 2024 à l’attention de Mme Stéphanie Simard à [email protected].