L’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a le mandat de protéger le public, et à ce titre, l’Ordre surveille l’exercice et veille au développement professionnel de ses membres.
L’Ordre offre un milieu de travail humain, harmonieux, professionnel et stimulant.
Description sommaire du poste
Le ou la titulaire du poste assiste la procureure et conseillère juridique dans l’exercice de ses fonctions en offrant un soutien administratif contribuant à la bonne marche des activités reliées au Bureau du syndic, en s’assurant de l’application de la réglementation en vue de la protection du public. Il/Elle apporte aussi un soutien administratif au personnel du Bureau du syndic en concertation avec l’adjointe de direction.
Principales responsabilités en soutien à la procureure et conseillère juridique
- Mettre en forme, transmettre et classer les actes de procédure de toute nature, les divulgations de preuve, les échanges entre le Bureau du syndic et les expert.es;
- Dresser les recueils de pièces, les cahiers d’autorité et les fourchettes de sanction selon les instructions reçues;
- Collaborer à la coordination des agendas des témoins en prévision des audiences;
- Accéder et sauvegarder des plumitifs;
- Assermenter les membres du Bureau du syndic et les expert.es;
- Garder à jour le registre administratif des enquêtes orientées en discipline;
- Consigner les statistiques du Bureau du syndic en lien avec les dossiers disciplinaires;
- Participer aux réunions d’équipe;
- Effectuer le classement des dossiers;
- Tenir à jour la banque d’heures de la procureure et conseillère juridique;
- Offrir à la procureure et conseillère juridique tout autre soutien administratif demandé;
- Effectuer toute autre tâche déléguée par le syndic.
Principales responsabilités en soutien à l’adjointe de direction
- Numériser et classer la documentation reçue de l’externe au cours des enquêtes;
- Faire le suivi des délais avant l’attribution des enquêtes;
- Fournir le soutien administratif aux demandes d’accès à l’information du Bureau du syndic;
- Procéder à la fermeture, archivage et élagage des dossiers d’enquête;
- Transmettre la correspondance du Bureau du syndic au Comité de révision;
- Remplacer l’adjointe de direction durant ses vacances et ses absences.
Sous la supervision du syndic
Compétences et qualités recherchées
- Habileté à saisir les besoins de la clientèle et à entreprendre les actions nécessaires pour y répondre et à entretenir une relation harmonieuse.
- Aptitude à rester calme et en contrôle dans des situations inconfortables et/ou exigeantes.
- Faire preuve de diplomatie et habileté à communiquer et agir de manière courtoise et avec tact.
- Capacité de collaborer avec ses collègues et de travailler collectivement vers un objectif commun. Habileté à soutenir ses collègues lorsqu’ils font face à des difficultés.
- Capacité de travailler efficacement dans un milieu structuré où il y a plusieurs règles établies.
- Habileté à assumer ses décisions et ses comportements. Capacité d’être fiable et de réaliser ses engagements en étant soucieux·se de livrer un travail de qualité.
- Capacité d’organiser son travail, de gérer son temps, d’établir ses priorités et respecter les échéanciers.
- Habileté à ne pas divulguer de l’information confidentielle ou sensible.
- Capacité de transmettre l’information écrite et habileté à rédiger de manière compréhensible.
- Aptitude à se comporter avec discernement en anticipant les conséquences de ses actes et à savoir où sa liberté d’action débute et où elle se termine.
Formation et expérience
- Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et détenir un ASP en secrétariat juridique;
- Au moins trois (3) à cinq (5) ans d’expérience dans un poste comportant des responsabilités similaires;
- Expérience appropriée dans le travail de bureau, notamment la saisie de données;
- Maîtrise de la langue française;
- Maîtrise des techniques de rédaction;
- Maîtrise de Windows et des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
- Connaissance du système professionnel québécois, un atout.
Information additionnelle
Lieu de travail
Siège social de l’Ordre, à quelques pas de la station de métro Crémazie, télétravail, mode hybride
Nature du poste
Permanent à temps complet, 35 heures par semaine
Échelle salariale
47 909 $ à 71 863 $
Avantages sociaux
La politique de gestion des ressources humaines et la politique de télétravail de l’OTSTCFQ en vigueur permettent une belle conciliation travail-famille-vie personnelle.
- Quatre (4) semaines de vacances par année et deux (2) semaines rémunérées lors de la fermeture de l’Ordre pour la période des fêtes (incluant les fériés et les congés personnels);
- Treize (13) jours fériés;
- Dix (10) congés de maladie ou responsabilités familiales monnayables;
- Jusqu’à huit pour cent (8%) en contribution à un REER collectif après six (6) mois;
- Travail hybride, présence au bureau entre quatre (4) et huit (8) jours par mois;
- Assurance collective payée à cinquante pour cent (50 %) par l’employeur dès le premier jour à l’emploi (médicaments, soins dentaires, assurance vie, assurance voyage, assistance routière, infos juridiques et santé, Teladoc); assurance courte et longue durée;
- Programme d’aide aux employés (et leurs personnes à charge).
De plus, vous y trouverez une ambiance de travail humaine et chaleureuse.
Date d’entrée en fonction
Septembre 2024
Le titre à l’interne peut être différent de celui de l’affichage du poste
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 15 septembre 2024 à l’attention de Stéphanie Simard à [email protected].