L’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a le mandat de protéger le public, et à ce titre, l’Ordre encadre l’exercice et veille au développement professionnel de ses membres.
L’Ordre est à la recherche d’une personne qui pourra se joindre à l’équipe de la direction des communications et des affaires publiques.
L’Ordre offre un milieu de travail dynamique, harmonieux, professionnel et stimulant.
Description sommaire du poste
L’adjointe ou l’adjoint de direction soutient la direction des communications et des affaires publiques sur les plans administratif, logistique et technique.
Principales responsabilités
Volet administratif
- Assister la directrice dans le cadre de la planification et de la gestion de projets de l’ensemble des mandats confiés à la direction des communications et des affaires publiques ;
- Convoquer, préparer et participer aux réunions de la direction, en préparer les comptes rendus et assurer les suivis ;
- Traiter les offres d’emploi et les demandes d’envois publicitaires ;
- Répondre aux questions du public, des membres, partenaires et fournisseurs de l’Ordre (courriel et médias sociaux) et transférer les requêtes aux directions concernées ;
- Tenir à jour les banques d’heures (maladies, vacances, fériés et heures supplémentaires) du personnel de la direction et les inscrire dans le logiciel de traitement de la paie ;
- Traiter les factures de la direction ;
- Voir au classement et à l’archivage des documents de la direction ;
- Documenter les procédures de la direction des communications et des affaires publiques ;
- Effectuer toute autre tâche administrative à la demande la directrice.
Volet logistique
- Assurer la logistique évènementielle (recherche de lieux et fournisseurs externes, relations avec les conférenciers et les partenaires, préparation de matériel promotionnel, suivi budgétaire, etc.) ;
- Assurer la coordination de la remise annuelle des prix et distinctions;
- Coordonner l’impression et la distribution de matériel promotionnel de l’Ordre.
Volet technique
- Assister l’équipe dans la conception, la réalisation et la production de contenus et de documents (recherche d’images, présentation Powerpoint, tableaux, fichiers PDF interactifs, mise en page) ;
- Participer à la relecture et à la révision de documents ;
- Intégrer les contenus de l’infolettre à l’outil d’emailing, importer la liste à jour des contacts et procéder à l’envoi selon la procédure établie ;
- Procéder aux publications dans les médias sociaux de l’Ordre, monitorer les conversations qui en découlent et signaler les situations requérant une intervention ou une réponse ;
- Assurer la mise à jour du site Web ;
- Assurer la préparation de la revue de presse quotidienne lorsque requis ;
- Assurer la préparation et la mise en ligne de sondages.
Poste sous la supervision de
La directrice des communications et des affaires publiques
Compétences et qualités recherchées
- Jugement et initiative
- Sens des responsabilités et de l’organisation ;
- Esprit d’équipe ;
- Orientation client ;
- Gestion du stress ;
- Capacité à bien communiquer oralement en français ;
- Excellente capacité de rédaction en français ;
- Connaissance fonctionnelle de l’anglais (oral et écrit) ;
- Créativité ;
- Adhésion aux valeurs de l’Ordre : rigueur professionnelle, justice sociale, respect, intégrité et collaboration.
Formation et expérience
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique ou attestation d’études collégiales (AEC) d’adjointe administrative ou d’adjoint administratif ou en bureautique ;
- Cinq (5) années d’expérience directement liée au poste (au sein d’une direction des communications, un atout);
- Maîtrise du système d’exploitation de Windows de la suite Office ;
- Courbe d’apprentissage technologique rapide ;
- Expérience en gestion d’évènements et des médias sociaux, un atout ;
- Connaissance de WordPress et de Cyberimpact, un atout.
Information additionnelle
Lieu de travail
Actuellement, en télétravail en raison du contexte pandémique
Par la suite, siège social de l’Ordre et télétravail
Nature du poste
Permanent à temps complet, 35 heures par semaine
Salaire
45 754,84 $ à 60 034,32 $
Avantages sociaux
Assurance collective
RÉER collectif
Date d’entrée en fonction
Février 2022
Poser sa candidature
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 30 janvier 2022 à l’attention de Mme Sylvie Poirier à [email protected]