L’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec a le mandat de protéger le public, et à ce titre, l’Ordre encadre l’exercice et veille au développement professionnel de ses membres.
L’Ordre est à la recherche d’une personne qui pourra se joindre à l’équipe de la direction de l’inspection professionnelle. L’Ordre offre un milieu de travail dynamique, harmonieux, professionnel et stimulant.
Description sommaire du poste
Le titulaire de poste assiste la directrice de l’inspection professionnelle dans l’exercice de ses fonctions en contribuant à la bonne marche des activités reliées à l’inspection professionnelle, en s’assurant de l’application de la réglementation en vue de la protection du public. Il apporte un soutien administratif aux membres du comité de l’inspection professionnelle et aux inspecteurs et assure avec la directrice de l’inspection professionnelle une coordination avec les autres directions concernées.
Principales responsabilités
- Collaborer à la gestion des dossiers de l’inspection professionnelle et assurer l’assignation des dossiers d’inspection aux inspecteurs ;
- Préparer les documents destinés aux inspecteurs, participer aux réunions, prendre les notes et rédiger les comptes rendus ;
- Effectuer le suivi des dossiers tout au long du processus de l’inspection professionnelle, incluant le suivi et la rédaction de la correspondance, la saisie et le traitement des données dans le système informatique et les envois postaux ;
- Assurer la gestion et la mise à jour de la plateforme informatique de l’inspection professionnelle ;
- Répondre aux demandes d’information de nature administrative reliées au processus de l’inspection professionnelle ;
- Collaborer à l’élaboration et la mise à jour des politiques et procédures de l’inspection professionnelle et en assurer le suivi par la rédaction et la mise à jour des documents ;
- S’assurer de la mise à jour de l’information concernant l’inspection professionnelle sur le site de l’Ordre ;
- Participer à la rédaction, transcription, correction et mise en page de rapports et autres documents ;
- Assurer le classement et l’archivage des documents ;
- Collaborer à la garde des dossiers confidentiels ;
- Compiler des données pour le suivi financier des activités ;
- Tenir à jour les banques d’heures (maladies, vacances, fériés et heures supplémentaires) du personnel de la direction de l’inspection professionnelle ;
- Effectuer toute autre tâche déléguée par la directrice de l’inspection professionnelle.
Comité de l’inspection professionnelle
- Préparer les dossiers destinés au comité de l’inspection professionnelle, participer aux réunions, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux ;
- Assurer le soutien administratif des membres du comité ;
- Rédiger les lettres de recommandation destinées au comité sur le contrôle de l’exercice des professions de T.S. et de T.C.F. en s’assurant de leur conformité avec la réglementation ;
- Rédiger les projets de lettres adressées aux membres à partir des recommandations du comité de l’inspection professionnelle ;
- Compiler et transmettre les tableaux de suivis au Bureau du syndic et au comité sur le contrôle de l’exercice des professions de T.S et de T.C.F. ;
- Collaborer aux suivis des décisions et recommandations aux différentes instances.
Sous la supervision de la directrice de l’inspection professionnelle
Compétences et qualités recherchées
- Excellent sens de l’organisation ;
- Rigueur et minutie ;
- Excellente gestion du temps, des priorités et respect des échéanciers ;
- Initiative, autonomie, maturité, discrétion, discernement et sens des responsabilités ;
- Capacité d’adaptation aux nouvelles technologies ;
- Excellente habileté en matière de service à la clientèle ;
- Capacité de travailler en équipe ;
- Capacité de s’investir dans le changement ;
- Capacité de gérer le stress.
Formation et expérience
- Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou toute autre expérience équivalente ;
- Dix (10) années d’expérience comme adjointe administrative dans des fonctions similaires avec connaissance du système professionnel québécois et/ou du réseau de la santé et des services sociaux, un atout majeur ;
- Maîtrise de la langue française et bonne connaissance de la langue anglaise (parlée et écrite) ;
- Maîtrise de Windows et des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
Information additionnelle
- Lieu de travail : Actuellement en télétravail, en raison de la pandémie. Par la suite, télétravail et siège social de l’Ordre
- Nature du poste : Permanent à temps complet, 35 heures par semaine
- Échelle salariale : 45 754,84 $ à 60 034,32 $
- Avantages sociaux : Assurance collective, RÉER
- Date d’entrée en fonction : Immédiate
Dépôt de la candidature
Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation au plus tard le 25 juillet 2021 à l’attention de Mme Sylvie Tremblay, directrice adjointe à la direction des finances, ressources humaines, technologies de l’information et des services administratifs à [email protected].
Le genre masculin est utilisé dans ce document sans discrimination à l’égard du féminin, dans le seul but d’alléger le texte.