Conformément aux articles 102 à 105 du Code des professions, l’Ordre doit tenir une assemblée générale annuelle de ses membres (AGA) dans les huit mois qui suivent la fin de l’année financière des ordres professionnels. Cette dernière se termine le 31 mars.
Lors de l’AGA :
- la présidence et la direction générale de l’Ordre font le rapport des activités et des réalisations du dernier exercice;
- la firme responsable de l’audit financier indépendant présente les états financiers audités du dernier exercice;
- le secrétariat de l’Ordre réalise une nouvelle consultation auprès des membres sur le montant de la cotisation pour le prochain exercice;
- les membres votent sur la rémunération des administratrices et administrateurs élus, et celle de la présidence;
- les membres procèdent à la nomination de l’auditeur indépendant pour l’exercice en cours.
L’AGA est un moment privilégié pour les membres. Elle leur permet d’exposer leurs préoccupations, de poser des questions et d’émettre des opinions qui, dans un but constructif, viendront enrichir la conduite des affaires de l’Ordre.
La prochaine AGA se tiendra le mercredi 13 novembre 2024. Au programme :
18 h : Accueil des membres
Diffusion d’une entrevue avec la nouvelle présidente de l’Ordre
et du monologue livré par Manal Drissi lors du Sommet des États généraux du travail social
18 h 30 : AGA
L’Assemblée générale annuelle des membres de l’Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec (AGA) aura lieu le mercredi 13 novembre 2024 à 18 h 30, exclusivement par webdiffusion. Il sera possible de voter à distance en temps réel.
La documentation pertinente est disponible ci-dessous afin que vous puissiez en prendre connaissance préalablement.
Ajout d’un sujet à l’ordre du jour
Conformément à la Politique régissant les assemblées générales de l’Ordre, les membres peuvent demander qu’un sujet soit inscrit au projet d’ordre du jour. Cette demande doit parvenir par écrit, au secrétariat de l’Ordre, au moins quinze jours avant la date de la tenue de l’AGA, soit au plus tard le 29 octobre 2024 à 16 h, à l’adresse [email protected].
Avis relatif à la collecte de renseignements personnels
Dans le cadre de votre inscription à l’AGA, l’Ordre doit recueillir votre nom ainsi que votre numéro de permis et votre code client. Vous devez obligatoirement fournir cette information afin que l’Ordre puisse confirmer votre identité, vous accorder le droit de vote et considérer votre présence pour le quorum. Conformément aux lois qui encadrent la protection des renseignements personnels au Québec, l’Ordre ne collecte ces renseignements qu’aux seules fins mentionnées. Il ne peut les utiliser à d’autres fins ni les communiquer à d’autres personnes ou organismes sans avoir obtenu votre consentement.
Pour connaître vos droits d’accès et de rectification de vos renseignements personnels, veuillez cliquer ici. Pour en savoir plus, veuillez consulter la Politique de confidentialité adoptée par l’Ordre.
Veuillez vous inscrire dès maintenant afin d’obtenir le lien personnalisé qui vous permettra de participer et de voter à distance en temps réel lors de l’AGA.
Vous aurez besoin de votre numéro de permis ainsi que de votre code client que vous trouverez sur votre carte de membre et dans l’avis de convocation transmis par courriel :
Ordre du jour
Assemblée générale annuelle 2024
1. Ouverture de l’assemblée
1.1 Constatation du quorum
1.2 Présidence d’assemblée
2. Présentation des règles applicables à l’AGA tenue en personne et à distance par un moyen technologique
3. Adoption de l’ordre du jour
4. Adoption du procès-verbal de l’AGA du 15 novembre 2023
5. Rapport de la présidence sur ses activités et celles du Conseil d’administration et rapport de la direction générale sur les activités de l’Ordre pour l’exercice 2023-2024
5.1. Période de questions de 20 minutes
6. Présentation des états financiers de l’exercice 2023-2024 par l’auditeur indépendant
6.1 Période de questions de 10 minutes
7. Cotisation annuelle 2025-2026 des membres de l’Ordre et prévisions budgétaires 2025-2026
7.1 Prévisions budgétaires 2025-2026
7.2 Projet de résolution du Conseil d’administration de l’Ordre en date du 27 septembre 2024
7.3 Rapport du secrétaire de l’Ordre, Me Jean-François Savoie, sur la consultation des membres sur la cotisation (art. 103.1 du Code des professions)
7.4 Nouvelle consultation des membres présents (art. 104, al. 3 du Code des professions) : Période de la consultation de 10 minutes
8. Approbation de la rémunération de la présidence et des administratrices et administrateurs élus pour l’exercice 2025-2026 (art. 104, Code des professions)
8.1 Rémunération de la présidence (projet de résolution)
8.2 Rémunération des administratrices et administrateurs élus, sauf la présidence (projet de résolution)
8.3 Période de questions de 10 minutes et votes
9. Nomination de l’auditeur indépendant pour l’exercice 2024-2025
9.1 Recommandation du Conseil d’administration de l’Ordre de nommer la firme SLBO comptables professionnels agréés inc., auditeur indépendant
10. Varia (période d’échanges et de questions de 10 minutes)
11. Clôture de l’assemblée générale annuelle
Le secrétaire de l’Ordre
Me Jean-François Savoie, avocat
Documentation
Politique de rémunération de la présidence
Politique de rémunération des administrateurs
Extrait PV Rémunération des administrateurs élus
Extrait PV Rémunération à la présidence
Extrait PV Cotisation annuelle 2025-2026
Extrait PV Nomination auditeurs 2025-2026
Avis de consultation sur la cotisation annuelle 2025-2026
En vertu du Code des professions (articles 85.1 et 103.1), le secrétariat de l’Ordre doit mener une consultation auprès des membres au moins 30 jours avant l’assemblée générale annuelle (AGA).
Lors de la réunion du Conseil d’administration du 27 septembre 2024, les administratrices et administrateurs ont résolu de proposer de fixer la cotisation annuelle 2025-2026 à 669 $ (montant de la cotisation régulière). Cela représente une augmentation de 29 $ par rapport à la cotisation 2024-2025. La résolution proposant ce montant et un document explicatif sont disponibles sur le site de l’Ordre :
Résolution
Document explicatif de la cotisation
Nous vous invitons à les consulter et à transmettre, le cas échéant, vos commentaires relatifs à la cotisation annuelle 2025-2026, avant le 8 novembre à minuit.
L’assemblée générale annuelle de l’Ordre se déroule sur Zoom Webinaire.
Si vous avez des enjeux techniques, ces pages d’assistance Zoom pourraient vous aider :
Rejoindre et participer à des webinaires Zoom
Lever la main dans un webinaire
Pour vous permettre d’assister et de participer à l’assemblée dans les meilleures conditions, merci de vérifier ces points avant la rencontre :
Avez-vous rempli le formulaire d’inscription à l’AGA?
Vous devez avoir remplir le formulaire d’inscription en amont de l’AGA pour pouvoir y participer. Vous pouvez le faire ici : https://www.otstcfq.org/aga
Votre appareil est-il bien connecté à l’internet?
Vérifiez que vous pouvez accéder à internet en allant sur une page de votre choix depuis votre navigateur web. Si vous ne pouvez accéder à aucune page, votre appareil n’est pas connecté à l’internet. Une connexion à l’internet est nécessaire pour participer à l’AGA.
Est-ce que votre connexion à internet est bonne?
Si votre connexion internet est limitée, votre expérience peut être dégradée. Vérifiez si d’autres programmes ou applications utilisent de la bande passante sur votre appareil et pensez à les fermer si c’est le cas. Zoom vous indiquera si votre connexion est instable.
Est-ce que Zoom est installé et à jour sur l’appareil que vous utilisez?
nticipez votre participation à l’AGA en vous assurant que l’application Zoom est bien installée : https://zoom.us/download. Certaines fonctionnalités pourraient manquer si votre version de Zoom n’est pas à jour. Pensez à vérifier dans votre magasin d’applications (téléphone ou tablette) si votre application est à jour et à forcer la mise à jour du programme sur votre ordinateur personnel (option : vérifier les mises à jour). À titre indicatif, la dernière version de Zoom pour Windows date du 30 août 2024 : 6.2.3 (47507).
Avez-vous un compte Zoom avec une autre adresse courriel que celle indiquée lors de votre inscription?
Votre accès à Zoom est autorisé par l’adresse courriel donnée lors de l’inscription à l’AGA. Si votre application ou programme Zoom est connecté à un autre compte (personnel ou professionnel), l’accès pourrait vous être refusé. Dans cette situation, veuillez vous déconnecter de Zoom et cliquer sur le lien d’inscription du courriel de confirmation.
Est-ce que vos haut-parleurs et votre microphone sont bien configurés dans Zoom?
Vous pouvez vérifier dans les paramètres audios de Zoom si vos haut-paleurs et votre microphone sont bien configurés. Pendant que vous êtes en salle d’attente, sélectionnez l’option « Test du haut-parleur & du microphone ». Vous pourrez alors choisir un haut-parleur et un microphone qui fonctionnent adéquatement. Vous n’avez aucun choix? Veuillez vérifier les paramètres audio de votre appareil.
Est-ce que votre nom est bien indiqué sur Zoom?
Vérifiez que votre identification sur Zoom correspond bien à votre prénom et à votre nom afin que votre présence soit prise en compte dans le quorum et que votre vote soit bien comptabilisé. Les votes réalisés par « iPhone Claude » ou « Tablette Dominique » ne pourront être pris en compte. Vous aurez l’occasion d’indiquer votre nom complet juste avant de rejoindre le webinaire. Pour vous renommer pendant l’événement, veuillez cliquer sur « Participants », retrouver votre nom actuel dans la liste, cliquer à droite de votre nom et sélectionner l’option « Renommer ».
Durant l’assemblée :
Quelles sont les règles de l’AGA?
Les règles de l’AGA sont présentées dans la Politique régissant les assemblées générales et seront résumées en début d’AGA. Lorsqu’une situation problématique ne peut être résolue par les lois et règlements en vigueur ou par cette Politique, les règles prévues dans le Guide de procédure des assemblées délibérantes de l’Université de Montréal s’appliquent, en faisant les adaptations nécessaires, le cas échéant. S’il n’est toujours pas possible de résoudre la situation, il est permis de recourir à la dernière édition disponible du Code Morin.
Comment s’exprimer durant l’AGA?
Des moments d’échange sont prévus dans l’ordre du jour. La prise de parole est seulement possible durant ces périodes. Vous devez indiquer votre souhait de vous exprimer en levant la main 
. La présidence d’assemblée distribuera la parole durant le temps imparti. Si la parole vous est donnée, on vous autorisera à allumer votre microphone. Il vous suffira de l’activer avant de parler! 
Comment lever sa main durant l’AGA?
Cliquez sur l’icône « Lever la main » dans la barre d’outils de Zoom. L’icône ressemble à une main levée. Pour baisser la main, cliquez sur l’icône « Baisser la main » au même endroit.
Comment voter pendant l’AGA?
Des périodes dédiées au vote seront proposées tout au long de l’AGA. Une démonstration de la procédure de vote aura lieu en début d’AGA. Le vote est disponible uniquement pour les personnes connectées via l’internet. La participation téléphonique ne permet pas de voter.
Comment proposer ou appuyer des résolutions?
Des périodes dédiées à la proposition ou à l’appui de résolutions seront proposées tout au long de l’AGA. Pour proposer ou appuyer, levez la main . La présidence de l’assemblée transmettra les noms des personnes au ou à la secrétaire d’assemblée.
Pourquoi l’AGA est-elle enregistrée?
L’AGA est enregistrée pour faciliter la prise de notes et la rédaction du procès-verbal de celle-ci. L’enregistrement ne sera pas rendu public.
Informations pratiques :
Est-ce que je peux inviter des personnes extérieures à l’Ordre à cette AGA?
Non.
Est-ce que l’AGA sera disponible en rattrapage?
Non.
Problèmes techniques :
J’ai un problème technique avant l’AGA, comment faire?
Si vous avez vérifié tous les points ci-dessus et que votre problème n’est pas résolu, contactez-nous par courriel à [email protected].
J’ai un problème technique pendant l’AGA, comment faire?
Si vous avez vérifié tous les points ci-dessus et que votre problème n’est pas résolu, vous pouvez le signaler dans le clavardage 
à l’équipe technique ou envoyer un courriel à [email protected].
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