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La demande d'enquête

Toute demande d'enquête doit être écrite, car les syndics doivent prouver qu'ils détiennent une information justifiant la tenue d'une enquête. Cette demande peut être rédigée sur un formulaire prévu à cette fin (Téléchargez la version MSWORD   Téléchargez la version PDFVersion anglaise : Request for Inquiry Form), mais toute autre correspondance est recevable dans la mesure où elle contient une signature originale.    

Il est souhaitable de communiquer au préalable avec le Bureau du syndic pour s'assurer que le professionnel visé est membre de l'OTSTCFQ ou l'était au moment des gestes qui lui sont reprochés; cette vérification peut également se faire par internet (consulter le tableau des membres).

Un tel contact avec le Bureau du syndic permet aussi d'exposer sommairement les faits, afin de s'assurer que la tenue d'une enquête serait justifiée.

Les délais

Il n'y a pas de délai pour introduire une demande d'enquête, mais il arrive cependant que des délais trop longs ne permettent pas l'accès à un dossier (à cause des calendriers de conservation) ou que les gestes reprochés fassent strictement appel à la mémoire, rendant ainsi les témoignages difficiles.

Il n'existe pas de limite de temps pour mener l'enquête, pourvu que les syndics puissent justifier les délais encourus. Les syndics doivent cependant faire état de l'avancement de l'enquête auprès du demandeur quatre-vingt-dix (90) jours après la réception de la demande et, par la suite, tous les 60 jours.

Dans le cas du dépôt d'une plainte, les syndics doivent aviser le demandeur de la date et du lieu de l'audition; ils doivent également informer celui-ci de la décision du Conseil de discipline relativement à la culpabilité du professionnel et, le cas échéant, à la sanction qui lui serait imposée.

Le déroulement de l'enquête

- Le processus d'enquête du bureau du Syndic

- The Office of the Syndic's Inquiry Process

Si l'enquête démontre qu'il y a motif à plainte

Les syndics saisissent le Conseil de discipline de la plainte; c'est l'OTSTCFQ qui assume les frais encourus par cette poursuite.

Si l'enquête démontre qu'il n'y a pas motif à plainte

Les syndics avisent le demandeur de cette décision. Celui-ci peut alors en appeler de cette décision, en s'adressant par écrit au comité de révision dans les 30 jours suivant la réception de la décision des syndics.

Le demandeur peut aussi déposer une plainte auprès du Conseil de discipline; dans ce cas, il doit assurer sa propre représentation devant cette instance et il pourrait être condamné aux frais si le professionnel  était déclaré non coupable sur l'ensemble des faits reprochés.

Si l'enquête démontre que les manquements sont fondés mais ne justifient pas le dépôt d'une plainte

Les syndics peuvent:

  • Signifier une mise en garde au professionnel
  • Proposer une conciliation entre les parties;
  • Référer la situation au comité d'inspection professionnelle si les manquements identifiés relèvent essentiellement de la compétence professionnelle. Le comité pourra alors, s'il le juge à propos, investiguer davantage la pratique du professionnel.

Le demandeur garde son droit d'appel en regard d'une telle orientation par le syndic.

La confidentialité

Les dossiers d'enquête sont strictement confidentiels et nul ne peut y avoir accès, y compris les parties impliquées. La décision du Conseil de discipline et la documentation déposée auprès de cette instances sont publiques, à l'exception des ordonnances de non publication (le nom de clients, des éléments qui permettraient d'identifier des personnes autres que les professionnels intimés).

Les syndics ne sont pas tenus de révéler l'identité du demandeur d'enquête et de tout témoin participant à l'enquête. Il arrive cependant que cette divulgation soit inévitable pendant le processus d'enquête ou lorsque les syndics portent plainte auprès du Conseil de discipline, auquel cas ils doivent communiquer au professionnel visé l'ensemble de la preuve qu'ils détiennent en appui de la plainte, incluant la demande d'enquête.